📖 目录导读
- 为什么要把WPS文档另存为PDF？（核心优势与场景）
- 菜单栏“另存为”最经典操作（含快捷键提示）
- 输出为PDF按钮一键转换（WPS独有快捷功能）
- 打印方式生成PDF（兼容旧版本与特殊场景）
- 批量转换多个文件为PDF（WPS会员/免费方案）
- 手机WPS如何另存为PDF（iOS/Android全攻略）
- 常见问题问答（Q&A）（格式错乱、密码保护、图片丢失等）
- 总结与最佳实践建议
为什么要把WPS文档另存为PDF？——3个你无法拒绝的理由
在日常办公中，WPS文字、表格、演示文档（.wps/.docx/.xlsx/.pptx）经常需要转换成PDF格式，PDF具有跨平台兼容、不易篡改、格式固定三大优势。
- 发送简历时,用PDF保证对方看到的排版与你设计的一致；
- 提交标书或合同,PDF能防止误编辑；
- 打印前转PDF,避免字体缺失或页面错乱。
根据2025年WPS Office官方数据，超过70%的用户每周都会用到“另存为PDF”功能，但很多新手只点“保存”，不知道“另存为”的多种姿势，下面我将从基础到进阶，手把手教你5种方法，适用于WPS个人版、专业版、企业版以及手机端。
方法一：经典“另存为”菜单（所有版本通用）
适用场景： 单个文件转换,无需额外设置。
操作步骤：
- 打开WPS文档，点击左上角 “文件” 选项卡。
- 在下拉菜单中选择 “另存为”（或直接按快捷键 F12）。
- 弹出“另存为”对话框后，在 “保存类型” 下拉框中选择 *“PDF（.pdf）”**。
- 选择保存路径，点击“保存”即可。
注意： 若您的WPS是较老版本（如2016版），保存类型中可能显示为“WPS PDF (*.pdf)”或“PDF文档”,选择即可。
优点： 零学习成本，所有WPS都支持。 缺点： 每一步都需手动操作,批量文件较慢。
💡 小技巧： 按 F12 直接弹出“另存为”窗口,比用鼠标点文件菜单快2秒。
方法二：输出为PDF按钮（WPS独家快捷入口）
适用场景： 追求效率,希望一步到位。
自WPS 2019版本起，功能区新增了一个“输出为PDF”的小图标（通常在“开始”选项卡的右侧或“特色应用”组中）。
操作步骤：
- 打开文档，在顶部菜单栏找到 “输出为PDF” 按钮（图标像一个带有PDF字样的文件）。
- 点击后直接弹出PDF设置窗口。
- 可勾选“嵌入字体”、“添加水印”、“设置密码”等选项（按需选择）。
- 点击“开始输出”,瞬间生成PDF。
优点： 不用经过“另存为”对话框，省去选择保存类型步骤。 缺点： 若界面被隐藏,需要先自定义功能区添加此按钮。
如何添加此按钮？
右键点击功能区空白处 → “自定义快速访问工具栏” → 在“从下列位置选择命令”中选择“文件选项卡” → 找到“输出为PDF” → 添加 → 确定。
方法三：打印方式生成PDF（兼容旧版与特殊需求）
适用场景： 当“另存为”功能异常，或需要调整纸张大小、边距时。
操作步骤：
- 按 Ctrl + P 打开打印对话框。
- 在“打印机”下拉列表中选择 “Microsoft Print to PDF”（Windows自带）或 “WPS PDF虚拟打印机”。
- 设置打印范围（当前页/全部/选定区域）、纸张大小、缩放比例等。
- 点击“打印”，在弹出的窗口中输入文件名和保存位置,确定。
注意： 若系统没有“Microsoft Print to PDF”，请确保Windows功能中已启用，或安装WPS时勾选“WPS PDF虚拟打印机”。
优点： 可以灵活控制输出细节，比如只打印第2-5页，或把A3内容缩印到A4。 缺点： 比直接“另存为”多一步打印设置,且无法保留超链接。
方法四：批量转换多个文件为PDF（全选→右键一键搞定）
适用场景： 需要将几十个WPS文档同时转为PDF。
免费方案（适合少量文件）：
- 在文件夹中选中多个WPS文件（按住Ctrl点选）。
- 右键 → “合并/拆分/压缩” → 选择“输出为PDF”（需安装WPS办公助手或工具箱）。
- 或者打开WPS，点击“审阅” → “批处理” → “文档转PDF”工具。
会员方案（WPS超级会员/稻壳会员）：
- 打开WPS，点击“应用” → “PDF处理” → “WPS转PDF”。
- 支持一次性上传200个文件，输出格式为PDF,处理速度极快。
效率提醒： 批量转换前，建议先确认所有文档的页码设置一致（如统一A4纵向）,否则PDF排版可能错乱。
方法五：手机WPS怎么另存为PDF（Android/iOS通用）
适用场景： 出差途中快速发送PDF版本。
操作步骤（以WPS Office手机版为例）：
- 打开WPS App,找到并打开文档。
- 点击右下角 “工具” 图标（或顶部“编辑”菜单）。
- 滑动菜单找到 “文件” → 点击 “导出为PDF”。
- 可设置“页面范围”、“图片质量”等，点击“导出”。
- 导出后可直接分享至微信、邮件或保存到手机。
注意： 部分WPS手机版在“分享”按钮中直接有“保存为PDF”选项，若找不到，可回到文档列表，长按文件 → 更多 → 导出PDF。
常见问题问答（Q&A）
Q1：另存为PDF后，文字变成乱码或格式错乱怎么办？
答： 原因通常是缺少字体或WPS版本不兼容，解决方法：
- 另存为时勾选 “嵌入字体”（在PDF设置中）。
- 或先将文档中的非常用字体替换为系统通用字体（如宋体、微软雅黑）。
- 更新WPS到最新版（2025年4月最新版为17.1.1）。
Q2：能否给PDF设置打开密码或禁止打印？
答： 可以，在方法一“另存为”或方法二“输出为PDF”的界面中，点击 “选项” 或 “高级”，找到“加密”选项，设置“打开密码”或“权限密码”即可，注意：WPS个人版免费版可能不开放此功能,需会员。
Q3：为什么打印方式生成的PDF文件特别大？
答： 因为打印驱动通常不压缩图片，建议使用“另存为”方法，其默认采用高质量压缩，如果必须用打印法，可在打印属性中选择“低质量”或“草稿”模式。
Q4：手机WPS导出的PDF在电脑上显示不全？
答： 手机端默认页面为A4，若电脑端PDF阅读器缩放比例不合适，请检查PDF的页面尺寸是否与文档一致，手机端导出前最好先点击“适应屏幕”预览。
Q5：WPS表格另存为PDF时，内容只显示一页不完整？
答： 表格内容超出打印区域，解决办法：
- 在WPS表格中点击“页面布局” → “打印区域” → “设置打印区域”，选中整个表格。
- 或者在打印预览中调整缩放为“将工作表调整为一页”。
总结与最佳实践建议
WPS另存为PDF的方法并不复杂，但选对方法能节省大量时间。日常单文件转换，推荐用“输出为PDF”按钮；旧版本或需要精细控制时用“打印到PDF”；批量处理则用WPS工具箱或会员功能,手机端导出PDF别忘了检查分享选项。
最后提醒：每次转换后建议用PDF阅读器打开核对一下，尤其是表格和带特殊字体的文档，习惯性保存原始WPS源文件，避免PDF无法二次编辑，掌握这些技巧，你的办公效率至少提升30%。
现在就去试试吧！ 如果你还有任何疑问，欢迎在下方留言,我会逐一解答。
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