目录导读
- 批注功能详解：如何添加、查看、回复和删除批注，以及批注在协同办公中的实际应用。
- 修订功能详解：如何开启/关闭修订模式，如何跟踪每一处修改，以及接受/拒绝变更的操作技巧。
- 批注与修订的区别与协作：两者在不同场景下的选择策略，如何组合使用实现高效审阅。
- 常见问题问答：用户最关心的8个高频问题，覆盖批注不显示、修订痕迹丢失等痛点。
- 高级技巧与设置：自定义批注颜色、保护修订记录、导出不含批注的纯净文档等进阶功能。
批注功能详解
1 什么是批注？为什么需要它？
批注是文档审阅中最基础也最常用的功能,允许用户在文档的特定位置添加备注、建议或疑问，而不直接修改正文内容，与修订模式不同，批注不会改变原始文本，仅作为“便签”附着在文字旁，在团队协作、论文评审、合同审核等场景中，批注能清晰地传递修改意见，同时保留文档的原始面貌。
2 如何添加批注？（四种方法）
通过菜单栏
选中需要添加批注的文本（或点击插入点），点击顶部菜单栏【审阅】→【新建批注】，右侧会出现批注框，输入内容即可。
右键快捷菜单
选中文本后，右键单击选择【新建批注】，这是大多数用户最常用的方式，操作路径最短。
快捷键
Windows系统按 Ctrl+Alt+M，Mac系统按 Command+Option+M，熟练使用快捷键能大幅提升效率。
批注面板
点击【审阅】→【批注】→【显示批注】，调出侧边批注面板，在面板顶部点击“新建批注”图标，或直接在文档中选中文字后从面板添加。
3 批注的查看、回复与解决
- 查看批注：文档中带有批注的文字会以高亮底色显示（默认黄色），右侧显示批注框，点击批注框可进入编辑状态。
- 回复批注：在批注框底部点击“回复”按钮，可对已有批注进行讨论，这在多人协作时尤为重要，避免信息孤岛。
- 解决批注：当某条批注对应的意见已被采纳或无需再关注时，点击批注框右上角的“√”按钮，将其标记为“已解决”，已解决的批注会变灰，但不会删除，便于后期追溯。
4 删除与管理批注
- 删除单条批注：选中批注框，点击右上角“×”或按键盘
Delete键。 - 删除所有批注：点击【审阅】→【删除】→【删除文档中的所有批注】，注意此操作不可撤销，建议先保存副本。
- 隐藏/显示批注：点击【审阅】→【批注】→【显示批注】切换显示状态，或通过【视图】→【标记】中的选项控制。
5 批注的格式化与定位
- 修改批注作者名称：默认使用WPS登录名，可在【文件】→【选项】→【常规与保存】中修改“用户名”。
- 快速定位批注：在【审阅】选项卡中，使用“上一条批注”“下一条批注”按钮快速跳转。
- 批量处理：在批注面板中，按作者、日期等筛选批注，适合大型文档审阅。
修订功能详解
1 修订模式的核心逻辑
修订模式（又称“跟踪更改”）会记录文档中所有的插入、删除、格式调整等操作，并用不同颜色和下划线或删除线标记，接收文档的人可以逐一审阅，决定是接受还是拒绝每一项修改，这是法律合同、学术论文、商业方案等正式文档审阅的必备功能。
2 如何开启/关闭修订？
- 开启修订：点击【审阅】→【修订】按钮（高亮状态表示开启），此时对文档的任何修改都会产生修订痕迹。
- 快捷键：
Ctrl+Shift+E（Windows）/Command+Shift+E（Mac）快速切换。 - 关闭修订：再次点击【修订】按钮，或按快捷键切换回正常编辑状态，注意：关闭修订后，后续修改将不再记录，但已记录的痕迹仍然保留。
3 修订的显示方式设置
WPS提供多种修订显示样式,满足不同阅读偏好：
- 所有标记：完整显示所有插入、删除、格式变更（默认）。
- 无标记：隐藏所有修订标记，显示接受所有修改后的文档效果。
- 原始状态：显示未接受任何修改的原始文档。
- 简单标记：在文档左侧显示红色竖线表示有修订，但文字本身不显示标记，适合快速浏览。
设置路径：【审阅】→【显示标记】下拉菜单。
4 接受与拒绝修订
- 接受单处修订：选中修订内容，点击【审阅】→【接受】；或右键单击修订，选择【接受】。
- 接受所有修订：点击【接受】下拉菜单→【接受对文档的所有修订】。
- 拒绝修订：操作同上，选择【拒绝】或【拒绝所有修订】。
- 逐条审阅：使用【审阅】窗格中的“上一条”“下一条”按钮，逐一检查后决定接受或拒绝。
5 修订的高级管理
- 保护修订：开启修订模式后，可设置【限制编辑】，防止他人关闭修订或接受/拒绝修改，路径：【审阅】→【限制编辑】→勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”并选择“修订”。
- 修订人信息：每次修订都会记录作者名称和时间，可在【文件】→【选项】中修改。
- 打印时隐藏修订：打印文档前，将显示模式切换为“无标记”，即可打印不含修订痕迹的版本。
批注与修订的区别与协作
1 核心区别
| 对比维度 | 批注 | 修订 |
|---|---|---|
| 对文档的影响 | 不更改正文，仅添加评论 | 直接修改正文并记录 |
| 适用场景 | 提出建议、问题、讨论 | 实际修改内容，供审核 |
| 视觉效果 | 侧边黄色框+高亮文字 | 红色删除线、彩色下划线 |
| 最终处理 | 可保留、解决或删除 | 必须接受或拒绝才能生效 |
| 协作中角色 | 评审者/阅读者 | 编辑者/作者 |
2 如何组合使用？
常见的高效协作流程为：
- 初稿阶段：作者使用修订模式修改自身文档，清晰记录改动轨迹。
- 审阅阶段：评审者开启修订对文档进行修改，同时使用批注说明修改理由或提出质疑。
- 反馈阶段：作者查看批注，理解建议，然后在修订模式下根据批注修改内容，或回复批注进行讨论。
- 最终确认：作者或负责人接受/拒绝所有修订，解决所有批注，输出终稿。
3 实际案例演示
假设项目经理收到一份方案初稿,需要审阅：
- 他发现第二章数据过时,直接开启修订，将旧数据改为新数据，修订痕迹显示为红色带下划线的新增文字，以及带有删除线的旧文字。
- 他在第三章标题处添加批注：“这个标题能否更简洁？建议改为‘市场分析’”，批注框出现在右侧。
- 作者收到文档后：先查看批注，回复“改好了”；然后进入修订，逐一检查每个修改，对合理的修改点击“接受”，对有问题的点击“拒绝”，最后解决所有批注，输出终稿。
常见问题问答
Q1：为什么我的批注不显示？
A：首先检查【审阅】→【批注】→【显示批注】是否处于勾选状态，将文档从“无标记”显示模式切换为“所有标记”或“原始状态”，如果仍然不显示，可能是文档被保护或批注样式被隐藏，尝试【文件】→【选项】→【显示】中勾选“显示批注”。
Q2：如何让批注显示在右侧而不是内嵌？
A：WPS默认使用侧边批注框（类似Word的“气球”模式），如果批注显示为内嵌文字，请点击【审阅】→【批注】→【在批注框中显示批注】，该选项在Word中称为“在批注框中显示修订”，WPS中类似。
Q3：修订模式下，修改了文字但看不到痕迹？
A：可能原因：①未开启修订模式（检查【修订】按钮是否高亮）；②显示模式设置为“无标记”，请改为“所有标记”；③修改操作本身不产生痕迹（如删除空格或非打印字符），尝试输入新文字观察。
Q4：如何用不同颜色区分多个审阅者的修订？
A：每个审阅者打开文档时，使用自己的用户名登录，WPS会自动为不同作者分配不同颜色，如需手动更改，在【文件】→【选项】→【修订】中可为指定作者分配颜色。
Q5：批注和修订可以打印吗？如何打印不含批注的干净文档？
A：可以，打印前在【审阅】→【显示标记】中，选择“无标记”，然后打印即可，如果想保留批注但隐藏修订，选择“简单标记”，注意：打印前最好预览确认效果。
Q6：如何回复别人的批注？为什么我的回复不生效？
A：直接点击批注框内的“回复”按钮输入内容，如果无法回复，可能是文档处于只读模式或受保护状态，旧版本WPS可能不支持回复功能，建议升级到最新版本。
Q7：接受所有修订后还能撤销吗？
A：可以立即按 Ctrl+Z 撤销，但关闭文档后无法还原，因此建议在接受所有修订前，先另存一份带有修订记录的副本，WPS最近版本增加了“撤销接受修订”功能，但仅限于未保存文档的情况。
Q8：如何导出仅包含批注不包含修订的文档？
A：一种方法是先接受所有修订（得到一个干净文档），然后删除所有批注（或不删除），更精准的方法：使用【文件】→【另存为】→选择格式“WPS文字文档”，在保存前通过【工具】→【保存选项】设置要保留的批注和修订属性，也可以打印为PDF时选择“仅打印批注”。
高级技巧与设置
1 自定义批注颜色与样式
在【文件】→【选项】→【修订】中，可以为不同作者分配颜色，但批注本身默认使用黄色高亮，如果想统一修改高亮颜色，可以修改WPS主题或使用“查找与替换”功能批量设置格式（不推荐复杂操作）。
2 批量删除特定作者的所有批注
在批注面板中,点击筛选图标，选择“按作者”，只显示某一位作者的批注，然后全选（Ctrl+A），再按 Delete 键即可批量删除。
3 如何比较两个版本的文档（不依赖修订）？
使用【审阅】→【比较】功能，选择原文档与修订后的文档，WPS会自动生成一个包含修订标记的新文档，并将差异以修订模式呈现，这对多人独立修改后合并非常有帮助。
4 保护修订记录不被篡改
通过【评审】→【限制编辑】→勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，并设置为“修订”，这样其他人无法关闭修订模式，也无法接受/拒绝修订，只能继续添加新的修订痕迹，结合密码保护，可确保审阅过程规范。
5 将批注内容导入到表格或邮件
如果希望提取所有批注到外部做汇总,可以借助WPS的【开发工具】→【宏】功能（需熟悉VBA），或更简单的方法：将文档另存为HTML格式，用浏览器打开后复制批注内容，WPS本身没有一键导出批注的功能，但可通过第三方插件实现。
6 在手机端WPS使用批注与修订
WPS移动版（iOS/Android）同样支持批注和修订，操作位置在底部工具栏的【审阅】菜单，注意：移动端的修订模式需要显式开启，且显示效果弱于桌面版，对于重度审阅工作，建议回到桌面版。
批注与修订是WPS文字中极具生产力的工具,掌握它们能显著提升文档协作效率，减少沟通成本，从个人使用到团队协作，从简单备注到复杂合同审阅，这两个功能几乎覆盖了所有文档修改场景，建议读者按照本文的流程在真实文档中练习一次，并从常见问题问答中快速定位解决方案，高效办公的核心不是记住所有操作，而是理解功能逻辑，遇到问题知道去哪里查，希望本文能成为您日常工作中随时查阅的实用手册。
标签： 修订
