WPS怎么另存为PDF格式？从入门到精通终极指南（含常见问题解答）

WPS_Office wps文章 2026-05-08 1

目录导读

WPS另存为PDF的三种核心方法
- 使用“另存为”功能直接转换（最常用）
- 通过“输出为PDF”功能批量处理
- 借助虚拟打印机实现强制转换
不同版本WPS的操作差异详解
- WPS Office 2019/2021/2023版本对比
- 移动端（手机/平板）操作路径
进阶技巧：特殊场景下的PDF转换方案
- 合并多个文档为一个PDF
- 加密/保护PDF文件
- 解决图片/表格转PDF后变形问题
常见问题与排错指南
- Q1：为什么“另存为PDF”选项是灰色的？
- Q2：转换后字体丢失或乱码怎么办？
- Q3：如何批量将10个Word文档转成一个PDF？
总结与推荐操作流程

WPS另存为PDF的三种核心方法

使用“另存为”功能（最推荐，新手首选）

这是WPS内置的标准功能，适用于所有文档类型（文字、表格、演示、PDF本身）,具体操作步骤如下：

步骤1： 打开目标文档，点击左上角“文件”菜单（或直接按快捷键 Ctrl + S 保存原始文件后，再执行以下操作）。

步骤2： 在下拉菜单中选择“另存为”（或直接按 F12 键调出另存为弹窗）。

步骤3： 在弹出的对话框中，找到“保存类型”下拉框。关键操作：从列表中选择“PDF (.pdf)”格式，部分旧版本可能显示为“便携式文档格式 (.pdf)”。

步骤4： 点击“保存”按钮，系统会自动完成转换，如果文档包含复杂排版（如表格、图片），WPS会弹出“PDF选项”设置对话框,您可以在其中调整：

输出质量：选择“标准”或“高质量打印”（文件体积会增大）。
是否嵌入字体：勾选后可防止在其他设备上字体变形。
页面范围：可选择“全部”或指定页码范围。

步骤5： 等待转换完成，转换后的PDF文件默认存储在源文件同目录下（除非您手动修改了保存路径）。

优点：无需额外插件，一键完成，保留原始排版最好。
缺点：无法直接合并多个文件为一个PDF（需配合其他方法）。

通过“输出为PDF”功能（适合批量处理或合并）

WPS专业版或企业版（包含会员功能）中提供了更强大的“输出为PDF”功能,操作路径如下：

路径： 点击“特色应用” → “输出为PDF” → 选择“文档转PDF”。

特色功能：

批量转换：支持同时添加多个文档（Word、Excel、PPT任意组合）,一次性输出为多个独立PDF。
合并输出：勾选“合并为单个PDF”，可将所有选中文档按顺序合并成一个PDF文件（特别适合做报告汇总）。
高级设置：可自定义PDF的元数据（标题、作者、主题）和初始视图（如“单页视图”或“连续滚动”）。

适用场景：

需要将10份周报合并为一个PDF发给领导。
想把课程讲义（Word）和课堂演示（PPT）转成同一个PDF发给学生。

利用虚拟打印机（万能备用方案）

当WPS的“另存为PDF”功能失效（如灰色不可点击、无法处理某些特殊格式）时，可以使用此方法，本质上，虚拟打印机是一个模拟打印机的软件,能将打印指令重定向为PDF文件。

推荐工具：

Microsoft Print to PDF（Windows 10/11自带，无需额外安装）
Adobe PDF（安装Adobe Acrobat后自带）

操作步骤：

在WPS中打开文档，按 Ctrl + P 调出打印对话框。
在打印机列表中选择“Microsoft Print to PDF”。
点击“打印”按钮，系统会弹出“另存PDF为”对话框。
选择保存路径并命名文件，点击“保存”即可。

注意： 此方法生成的PDF文件通常比“另存为”生成的体积大，且对图片压缩效果较差，但对于特殊文档（如包含复杂宏的Excel表格、高版本WPS不兼容的旧格式）,虚拟打印机是唯一可靠的转换方案。

不同版本WPS的操作差异详解

1 电脑端版本对比（2019/2021/2023）

功能点	WPS 2019 个人版	WPS 2021 专业版	WPS 2023 最新版
“另存为PDF”位置	“文件”菜单 → 另存为 → 选择PDF	同上（新增快速入口：右上角“PDF”图标）	同上（AI智能推荐加粗显示）
批量转换	需手动逐个操作	支持“特色应用”批量转	支持拖拽式批量转，支持多格式混搭
合并PDF	需安装额外插件	内置“合并文档”功能	内置，且支持调整页面顺序

关键提醒：

如果您使用的是WPS 2016或更早版本，建议升级，因为旧版本在转换带有“艺术字”或“SmartArt”的文档时，容易出现排版错乱。
对于WPS 2023，所有PDF转换功能都整合到了“PDF工具箱”中（快捷键 Ctrl + Shift + P 可快速呼出）。

2 移动端操作（手机/平板）

WPS移动端（iOS/Android）同样支持另存为PDF,但操作路径略有不同：

步骤：

打开文档，点击左下角的“工具”图标（通常是一个扳手或加号）。
在弹出的菜单中选择“文件” → “另存为” → “PDF格式”。
部分版本需要点击“分享与发送” → “以PDF形式分享”（此时WPS会先生成一个PDF缓存文件，然后调用系统分享弹窗）。

移动端注意事项：

安卓机型可能需要先授予WPS存储权限才能保存PDF。
若文档包含超链接，移动端转换后的PDF可能会丢失链接功能（建议在电脑端操作）。

进阶技巧：特殊场景下的PDF转换方案

1 多个文档合并成一个PDF

方案一（WPS内置）： 按前面“方法二”的步骤，在“输出为PDF”界面直接勾选“合并为单个PDF”。
方案二（免费工具）： 如果WPS版本不支持合并，可以先将每个文档单独转成PDF，然后用“WPS PDF编辑器”中的“合并文档”功能（路径：PDF编辑 → 合并 → 添加文件）。

2 加密/保护生成的PDF文件

WPS的“另存为”对话框和“输出为PDF”功能中，都有一个“高级选项”按钮，点击后会弹出：

打开密码：设置此密码后，任何人都需要输入密码才能打开PDF。
权限密码：可限制打印、复制、编辑等操作（如只允许阅读，禁止复制文字）。

使用建议： 对于涉及商业机密的合同、财务报告，务必设置打开密码，且密码长度不小于8位,包含大小写字母和数字。

3 解决图片/表格转PDF后变形的问题

这是用户最常遇到的痛点，主要原因是WPS在解析源文档时，对“浮动图片”“表格内的合并单元格”“跨页表格”处理不够完美。

解决方案：

在转换前，先将文档中的图片另存为一份，然后重新以嵌入方式插入（不要使用“链接到文件”方式）。
对于跨页表格，先手动拆分表格（在WPS中插入分页符，将表格拆成两个独立表格），再分别转PDF，最后合并。
如果表格内容较多，建议先在WPS中将表格“转换为文本”（使用“布局”选项卡中的“转换为文本”功能），用制表符隔开，再转PDF，最后在PDF中重新整理表格（使用PDF编辑器的“表格调整”工具）。