目录导读
- 批注功能到底有什么用？
- WPS中添加批注的4种常用方法
- 如何回复、修改与删除批注
- 批注的显示与隐藏设置
- 一键导出批注，让审阅更高效
- 常见问题解答（FAQ）
批注功能到底有什么用？
批注是文档协作中最实用的“电子便签”，它不像修改内容那样直接改动原文，而是像在纸稿旁贴一张便利贴，用来提出疑问、给建议、提醒注意事项，在WPS Office中，无论是文字、表格还是演示文稿，批注都能帮你和同事、老师、客户之间建立清晰的沟通轨道。
核心价值有三点：
- 不破坏原文：批注独立于正文,随时可删可隐藏。
- 责任明确：每个批注自动带上用户名和时间,便于追溯。
- 高效协作：不同颜色的批注代表不同人的意见,一目了然。
WPS中添加批注的4种常用方法
通过“审阅”选项卡
打开WPS文字（以Word文档为例），选中你想批注的文字或段落，点击顶部菜单栏的【审阅】→【新建批注】，此时文档右侧会出现一个批注框,直接输入内容即可。
使用快捷键
选中文字后，按下快捷键 Ctrl + Alt + M（Windows版），即可快速新建批注，这个快捷键在WPS文字、表格中通用,效率极高。
右键菜单添加
选中文字后，点击鼠标右键，在弹出的菜单里选择【新建批注】，这是最直观的方法,适合新手。
在演示文稿中批注
在WPS演示中，选中幻灯片中的对象（如文本框、图片），右键选择【新建批注】，批注会出现在幻灯片右侧的批注面板中,不影响放映效果。
如何回复、修改与删除批注
回复批注
在批注框右下角有一个“回复”图标（箭头形状），点击后输入文字即可，回复的内容会以“子批注”形式嵌套在原批注下，形成对话流,非常适合团队讨论。
修改批注
直接点击批注框内部，光标定位后就可以编辑文字，如果批注内容需要大改，建议删除后重新添加,以免留下混乱的修改痕迹。
删除批注
- 删除单个批注：右键点击批注框，选择【删除批注】。
- 删除全部批注：在【审阅】选项卡下，点击“删除”旁边的下拉箭头，选择【删除文档中的所有批注】。
注意：删除批注后不可撤销？WPS支持Ctrl+Z撤销操作，如果你误删了,立刻按撤销键即可恢复。
批注的显示与隐藏设置
当批注太多，文档看起来密密麻麻时,你可以暂时隐藏批注。
- 隐藏批注：点击【审阅】→【修订】旁的“显示标记”下拉菜单，取消勾选“批注”，此时批注不显示,但并未删除。
- 再次显示：重新勾选“批注”即可恢复。
在WPS中你还可以调整批注的显示方式：在“审阅”选项卡下点击【批注】右下角的小箭头，进入“批注设置”，可以修改批注的颜色、宽度以及是否显示线连到正文等。
一键导出批注，让审阅更高效
WPS支持将批注单独导出，方便汇总意见,具体操作：
- 点击【文件】→【另存为】。
- 在“保存类型”中选择 PDF。
- 在PDF选项中勾选“批注”或“注释”,保存后所有批注会以侧边栏形式出现在PDF中。
如果只想导出文字版的批注列表，可以复制文档中所有批注内容（在批注面板中全选并复制），粘贴到Excel或新建文档中整理成表格，包含“页码/所在段落/批注人/批注内容”。
常见问题解答（FAQ）
Q1：WPS批注和Word批注能互相兼容吗？ 可以，WPS支持打开Word文档中的批注，并可以继续编辑；保存为.docx格式后,用Word打开也不会丢失批注。
Q2：为什么我的批注显示在右侧，能改到下方吗？ WPS文字默认批注在右侧栏中，若想改为“嵌入文本”，可以进入【审阅】→【批注设置】，将“批注位置”改为“屏幕右侧”或“页面边缘”，但选项因版本而异，新版WPS的批注框更灵活,可拖动边缘调整宽度。
Q3：批注和修订有什么区别？ 批注是“写建议”，不修改原文字；修订是“直接改”，但会记录改动痕迹，两者常常配合使用：用修订改内容,用批注写理由。
Q4：如何给批注添加背景颜色或字体格式？ 批注框本身支持选中文字后右键→字体，设置加粗、颜色等，但背景颜色是自动跟随用户名,无法手动单独修改。
Q5：表格中批注看不到数字，怎么办？ 在WPS表格中，批注默认显示为右上角红色小三角，鼠标悬停即可查看批注内容，若要常显，选中单元格→审阅→显示批注。
Q6：批注可以被打印出来吗？ 可以，在打印时，点击【文件】→【打印】→【设置】→“打印对象”，勾选“打印批注”,即可让批注显示在文档末尾或页边距。
通过以上方法，你就能在WPS中熟练使用批注功能，让文档审阅变得清晰又高效，记住一个关键点：批注是沟通工具，不是修改工具——它让意见自由流动，同时保留原文的完整性，打开你的WPS，选中一段文字，按下Ctrl+Alt+M,试试第一条批注吧。
标签： 批注技巧
