WPS Office零基础教程，如何快速创建文字文档（新手必看）

WPS_Office wps文章 2026-05-10 1

目录导读

WPS Office简介与下载安装
创建文字文档的四种常用方法
文档编辑基础与高级技巧
文档保存与导出格式设置
常见问题与解答（Q&A）
总结与推荐

WPS Office简介与下载安装

WPS Office是金山软件公司开发的一款办公软件套装，包含文字（对应Word）、表格（对应Excel）、演示（对应PPT）三大组件，相比Microsoft Office，WPS体积更小、启动更快，并且对中文排版做了大量优化，例如自动生成目录、公文格式模板等，对于国内用户而言，WPS完全免费的基础功能足以满足日常办公需求。

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下载安装步骤：

打开浏览器,搜索“WPS官网”或直接访问kingsoft.com。
在首页点击“免费下载”，选择合适的版本（Windows、macOS、Linux或移动端）。
双击安装包,按照向导完成安装，注意：安装时建议取消勾选“附加推广软件”选项，避免捆绑垃圾应用。
安装完成后,双击桌面上的“WPS Office”图标，即可进入主界面。

问：WPS文字和Microsoft Word的文档格式能互通吗？
答：完全互通，WPS文字默认保存为.docx格式（Word 2007及以上），同时也支持.doc、.wps等格式，打开Word文档时，WPS会完美兼容排版，无需担心乱码或错位，如果你发送文件给使用Office的朋友，建议另存为.docx格式，通用性最强。

创建文字文档的四种常用方法

创建新文档是使用WPS最基础的操作,以下四种方法可以应对不同场景：

方法1：从WPS首页新建空白文档

打开WPS Office，首页会显示“新建”功能区。
点击左侧的“文字”分类，然后选择“空白文档”（或者双击“新建空白文档”图标）。
系统会立即打开一个全新的编辑界面,默认纸张大小为A4，字体为宋体五号。

方法2：使用快捷键Ctrl+N（最快捷）

在任何WPS文字窗口中,直接按键盘上的Ctrl+N，即可瞬间新建一个空白文档，这是老用户最常用的方法，习惯后效率极高。

方法3：通过模板快速创建

WPS内置了海量模板,包括合同、简历、报告、信纸等，点击首页“文字”分类下的“模板”按钮，在搜索框中输入关键词（如“工作计划”），选择一个模板并点击“使用”，模板会填充好预设的文字和格式，你只需修改内容即可。注意：部分高级模板需要会员，但基础模板免费数量充足。

方法4：从桌面右键菜单新建

在电脑桌面或文件夹空白处,右键单击，选择“新建”——“WPS文字文档”（如果安装了WPS，该选项默认出现），输入文件名后双击打开，即可进入编辑状态。

问：为什么我右键新建时没有“WPS文字文档”选项？
答：可能因为安装时未勾选关联文件类型，修复方法：打开WPS程序，点击左上角“开始”菜单→“工具”→“配置工具”→“高级”→“兼容设置”，勾选“WPS文字文档（docx）”并确定，重启电脑后即可看到右键菜单。

文档编辑基础与高级技巧

创建好文档后,接下来是编辑环节，以下技巧能帮你快速上手：

基础操作：输入、复制、粘贴

直接在光标处输入文字,按Enter换行，按Backspace删除。
选中文字后,按Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴。
使用“开始”选项卡中的字体、字号、加粗（B）、斜体（I）、下划线（U）等按钮调整样式。

段落排版：缩进、对齐、行距

选中段落,在“开始”选项卡的“段落”组中，可以设置左对齐、居中、右对齐、两端对齐。
点击“行距”按钮（图标为上下箭头+横线），选择1.5倍或2倍行距，让文档更易读。
首行缩进：选中全部正文，右键点击“段落”，在“缩进”中将“特殊格式”设为“首行缩进”，“度量值”设为“2字符”，即可实现中文段落的常规缩进。

高级技巧：插入页眉页脚与页码

点击“插入”选项卡→“页眉和页脚”，可以添加公司名称或章节标题。
同样在“插入”中点击“页码”，选择“页面底端”并挑选样式，注意：页眉页脚编辑完毕后，双击正文区域即可退出。

自动生成目录（适合长文档）应用“标题1”“标题2”样式（在“开始”选项卡的样式库中点击即可）。

光标放到文档最前面,点击“引用”选项卡→“目录”，选择“自动目录1”或“自动目录2”。
目录会基于标题自动生成,后续修改标题后，只需右键点击目录选择“更新域”即可刷新。

问：为什么我按了Ctrl+N却没有新文档？
答：检查当前是否在WPS文字窗口内，如果在WPS的首页（非编辑界面），Ctrl+N可能无效，正确的做法是先打开任意一个文档，再按快捷键，某些输入法（如搜狗）可能会占用快捷键，可以尝试关闭输入法后再按。

文档保存与导出格式设置

编辑完成后,保存是重中之重，WPS提供了多种保存方式：

保存到本地（Ctrl+S）

首次保存：点击左上角“文件”→“保存”（或按Ctrl+S），弹出“另存为”对话框。
选择保存位置（如桌面或文件夹），输入文件名，“保存类型”默认为“WPS文字文档（.wps）”或“Word文档（.docx）”，建议选择.docx以确保兼容性。
以后按Ctrl+S会直接覆盖保存，无需重复选择位置。

导出为PDF

点击“文件”→“输出为PDF”。
可以设置导出范围（全部或部分页面），以及是否包含书签、批注等。
勾选“嵌入字体”可以防止PDF在其他设备上缺少字体而变形，但文件体积会变大。
点击“开始输出”即可生成PDF文件，适合分享给他人或打印。

自动备份与云保存

WPS默认开启了“自动备份”功能，每隔10分钟自动保存一次，如果意外关闭，重启后可在“文件”→“备份与恢复”中找回未保存的内容。
登录WPS账号后,点击“文件”→“保存到云文档”，可以将文件同步到云端，方便多设备查看和编辑。

问：WPS的自动备份文件在哪里找？
答：点击“文件”→“选项”→“备份设置”，可以查看备份路径，默认路径为：C:\Users\你的用户名\AppData\Local\Kingsoft\WPS Office\版本号\office6\backup，你也可以在该设置中修改备份间隔时间或关闭自动备份。